1. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
entneo UG (haftungsbeschränkt) Donaustraße 44 12043 Berlin Deutschland
Vertreten durch: Christoph Hahn, Geschäftsführer
Telefon: +49 174 2095971
E-Mail: hi@service-win.de
Registergericht: Amtsgericht Charlottenburg
Handelsregisternummer: HRB 268903 B
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE451877052
2. Geltungsbereich
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung der Software-as-a-Service-Plattform „SoloOS“, einschließlich der Web-App, der zugehörigen Login-, Registrierungs-, Zahlungs-, Support- und Verwaltungsbereiche sowie aller öffentlich erreichbaren SoloOS-Webseiten, soweit dort auf diese Datenschutzerklärung verwiesen wird.
Soweit SoloOS künftig als Mobile-App angeboten wird, gilt diese Datenschutzerklärung auch für die Nutzung der Mobile-App, soweit keine gesonderte Datenschutzerklärung bereitgestellt wird.
3. Allgemeine Grundsätze der Verarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der DSGVO, des BDSG und des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG).
Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies zur Bereitstellung, Sicherung, Abrechnung, Weiterentwicklung und Nutzung von SoloOS erforderlich ist oder eine Einwilligung vorliegt.
Die Datenübertragung erfolgt grundsätzlich verschlüsselt über TLS.
4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtung
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen
- Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeitung, soweit wir Daten im Auftrag unserer Nutzer verarbeiten
- Unsere berechtigten Interessen liegen insbesondere im sicheren und stabilen Betrieb der Plattform, der Missbrauchs- und Betrugsprävention, der Fehleranalyse, der Produktverbesserung sowie der Kommunikation mit Nutzern.
5. Welche Daten wir verarbeiten
5.1 Daten der SoloOS-Nutzer
Wenn Sie SoloOS als Nutzer, Administrator oder Mitglied eines Workspaces verwenden, verarbeiten wir insbesondere:
- Stammdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Spracheinstellungen
- Unternehmensdaten: Firmenname, Anschrift, Kontaktdaten, Steuerangaben, Bankdaten, Logo
- Zugangsdaten: Login-Daten, verschlüsselte Passwörter, Authentifizierungs-Token, Session-Daten
- Workspace-Daten: Rollen, Berechtigungen, Mitgliedschaften, Einstellungen
- Vertrags- und Abodaten: gebuchtes Paket, Testphase, Abo-Status, Entitlements, Zahlungsstatus
- Rechnungsdaten: Rechnungsadresse, steuerrelevante Angaben, Zahlungsinformationen
- Nutzungsdaten: Login-Zeitpunkte, IP-Adresse, technische Metadaten, Geräte- und Browserinformationen
- Supportdaten: Inhalte von Supportanfragen, E-Mail-Kommunikation, technische Fehlerangaben
- Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Vertragserfüllung erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Sicherheit, Support und Produktverbesserung.
- 5.2 Daten der Endkunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner unserer Nutzer
- Unsere Nutzer können in SoloOS personenbezogene Daten ihrer eigenen Kunden, Leads, Mitarbeiter, Subunternehmer, Lieferanten und Geschäftspartner verarbeiten. Hierfür sind die jeweiligen Nutzer datenschutzrechtlich Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.
- Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich im Auftrag unserer Nutzer auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.
- Typische Datenkategorien sind: Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse; Kunden-, Lead- und Interessentendaten; Auftrags-, Angebots- und Rechnungsdaten; Leistungs- und Einsatzdaten; Termin-, Kalender- und Aufgabendaten; Kommunikationsdaten; Mitarbeiterdaten, insbesondere Rollen, Einsatzzeiten und Arbeitszeiten; Standortdaten, insbesondere Einsatzorte und Kundenadressen; Dokumente, Anhänge, Fotos und Nachweise; Inventardaten, soweit diese Personen, Standorten oder Teams zugeordnet sind.
6. Funktionen von SoloOS und damit verbundene Verarbeitung
SoloOS kann je nach gebuchtem Paket und aktivierten Funktionen insbesondere folgende Verarbeitungen ermöglichen:
- Kundenverwaltung und CRM
- Lead- und Anfrageverwaltung
- Angebots- und Rechnungserstellung
- E-Rechnungsfunktionen, insbesondere XRechnung und ZUGFeRD, soweit verfügbar
- Aufgaben- und Projektverwaltung
- Kalender- und Terminverwaltung
- Zeiterfassung und Teamzeiten
- Mitarbeiter- und Rechteverwaltung
- Teamkommunikation und Benachrichtigungen
- Dokumenten- und Dateiverwaltung
- Inventarverwaltung
- Exportfunktionen, insbesondere CSV, PDF, DATEV-Vorbereitung und Rechnungs-Exporte
- Abo-, Zahlungs- und Berechtigungsverwaltung
- technische Protokollierung, Fehleranalyse und Systemsicherheit
- Die konkrete Verarbeitung hängt davon ab, welche Daten der Nutzer in SoloOS eingibt und welche Funktionen verwendet werden.
7. Cookies und lokale Speicherung
SoloOS verwendet Cookies und lokale Speichertechnologien, soweit diese technisch erforderlich sind.
Dies betrifft insbesondere:
- Login-Session und Authentifizierung
- Sicherheitsfunktionen, insbesondere CSRF-Schutz
- Speicherung von Spracheinstellungen
- Speicherung von Workspace- und UI-Einstellungen
- technische Bereitstellung der App
- Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
- Statistik- und Analytics-Technologien wie Vercel Web Analytics und PostHog werden in der Web-App erst nach entsprechender Einwilligung über das Consent-Banner aktiviert. Marketing- oder Retargeting-Pixel werden aktuell nicht eingesetzt.
8. Zahlungs- und Abonnementverwaltung
Für Zahlungsabwicklung, Abonnementverwaltung, Testphasen, Entitlements und Zahlungsstatus können Zahlungs- und Abonnementdienstleister eingesetzt werden.
Je nach technischer Umsetzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- E-Mail-Adresse
- Kunden-ID
- Abo-Status
- gebuchtes Produkt
- Testphasenbeginn und Testphasenende
- Verlängerungs- und Ablaufdaten
- Zahlungsstatus
- Rechnungs- und Zahlungsmetadaten
- technische IDs, insbesondere RevenueCat App User ID, Stripe Customer ID oder vergleichbare Kennungen
- SoloOS speichert grundsätzlich keine vollständigen Kreditkartendaten. Die Zahlungsdaten werden durch die jeweiligen Zahlungsdienstleister verarbeitet.
- Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragserfüllung sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Aufbewahrungspflichten.
9. Unterauftragsverarbeiter und Dienstleister
Zur Bereitstellung von SoloOS setzen wir Dienstleister und Unterauftragsverarbeiter ein. Mit Auftragsverarbeitern werden Verträge gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen, soweit erforderlich.
Nach Prüfung des aktuellen Code- und Funktionsumfangs sind zum Stand Juni 2026 insbesondere folgende Anbieter relevant:
Supabase Inc. Zweck: Datenbank, Authentifizierung, Storage, Edge Functions und Backend-Infrastruktur Sitz / Drittlandbezug: Anbieter mit Sitz in den USA; Datenverarbeitung möglichst in EU-Region, insbesondere Frankfurt, soweit konfiguriert
Vercel Inc. Zweck: Application Hosting, Deployment, Auslieferung der Web-App, technische Logs und Vercel Web Analytics nach Einwilligung Sitz / Drittlandbezug: USA / weltweite Infrastruktur
PostHog Inc. bzw. PostHog EU-Infrastruktur Zweck: Produktanalyse nach Einwilligung, ohne CRM-Freitexte oder Rechnungsinhalte Sitz / Drittlandbezug: je nach Konfiguration EU/USA
Resend Inc. Zweck: Transaktions-E-Mails, insbesondere Einladungen und System-E-Mails, soweit serverseitig aktiviert Sitz / Drittlandbezug: USA
RevenueCat Inc. Zweck: Abonnementverwaltung, Entitlements, Zahlungsstatus und Paywall-Integration Sitz / Drittlandbezug: USA
Stripe Payments Europe Ltd. Zweck: Zahlungsabwicklung, Rechnungs- und Abonnementprozesse, soweit über RevenueCat/Web-Billing eingesetzt Sitz: Irland
Slack Technologies LLC Zweck: interne Signup-, Support- oder Betriebsbenachrichtigungen über Supabase Edge Functions, soweit der Webhook konfiguriert ist Sitz / Drittlandbezug: USA
Sollte sich die Infrastruktur ändern oder weitere produktive Dienstleister eingesetzt werden, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend angepasst.
10. Datenübertragung in Drittländer
Soweit personenbezogene Daten in Drittländer außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übertragen werden, erfolgt dies nur, soweit die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Dies kann insbesondere erfolgen auf Grundlage:
- eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission
- des EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit der Anbieter zertifiziert ist
- von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO
- zusätzlicher technischer und organisatorischer Schutzmaßnahmen, soweit erforderlich
11. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Typische Speicherdauern:
- Account- und Workspace-Daten: für die Dauer des Nutzungsverhältnisses
- Datenrückgabe nach Vertragsende: bis zu 90 Tage, soweit technisch vorgesehen
- Rechnungs- und Buchhaltungsdaten: bis zu 10 Jahre gemäß § 147 AO und § 257 HGB
- Server-Logs: in der Regel bis zu 30 Tage
- Backups: abhängig vom technischen System, in der Regel bis zu 30 Tage
- Supportanfragen: bis zu 3 Jahre nach letztem Kontakt, soweit keine längeren Pflichten bestehen
- Nachweise über Einwilligungen, AVV- oder Legal-Akzeptanzen: bis zu 3 Jahre nach Vertragsende
- Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.
12. Datensicherheit
Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau sicherzustellen.
Dazu gehören insbesondere:
- TLS-Verschlüsselung bei Datenübertragung
- verschlüsselte Speicherung bzw. Hashing von Passwörtern
- rollenbasiertes Berechtigungssystem
- workspacebasierte Mandantentrennung
- Row Level Security, soweit über die Datenbank umgesetzt
- Zugriffsbeschränkungen auf produktive Systeme
- regelmäßige Sicherheitsupdates
- Backups und Wiederherstellungsmechanismen
- Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse, soweit technisch vorgesehen
- Schutz vor unberechtigtem Zugriff, Verlust und Veränderung von Daten
13. Server-Log-Dateien
Beim Aufruf von SoloOS werden technisch erforderliche Daten in Server-Log-Dateien verarbeitet.
Dies kann insbesondere umfassen:
- IP-Adresse
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Referrer-URL
- aufgerufene URL
- Browsertyp und Browserversion
- Betriebssystem
- Hostname des zugreifenden Rechners
- Fehlermeldungen und technische Statuscodes
- Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb, der Fehleranalyse und der Abwehr von Angriffen.
- Die Speicherdauer beträgt in der Regel bis zu 30 Tage, sofern keine längere Speicherung zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen erforderlich ist.
14. Kontaktaufnahme und Support
Wenn Sie uns per E-Mail, Kontaktformular oder über Supportfunktionen kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben zur Bearbeitung der Anfrage.
Dies kann insbesondere umfassen:
- Name
- E-Mail-Adresse
- Unternehmen
- Inhalt der Anfrage
- technische Angaben zur Anfrage
- Workspace- oder Kundennummern, soweit übermittelt
- Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage mit einem Vertrag zusammenhängt, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen.
15. Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO
Soweit Nutzer personenbezogene Daten ihrer Kunden, Mitarbeiter, Leads, Subunternehmer oder Geschäftspartner in SoloOS verarbeiten, handeln die Nutzer als Verantwortliche.
Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung der Nutzer. Grundlage hierfür ist der Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.
Die AVV ist in SoloOS unter Einstellungen → Rechtliches → Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) sowie öffentlich unter /legal/avv abrufbar.
16. Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
- Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
- Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
- Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
- Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
- Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO
- Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO
- Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter hi@service-win.de.
- Soweit eine Anfrage Daten betrifft, die ein SoloOS-Nutzer als Verantwortlicher in seinem Workspace verarbeitet, leiten wir die Anfrage, soweit möglich, an den jeweiligen Verantwortlichen weiter oder verweisen auf diesen.
17. Zuständige Aufsichtsbehörde
Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Alt-Moabit 59–61 10555 Berlin Deutschland
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de
18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich die Rechtslage, technische Funktionen, eingesetzte Dienstleister oder Verarbeitungsprozesse ändern.
Über wesentliche Änderungen informieren wir Nutzer in geeigneter Weise, z. B. per E-Mail oder innerhalb der App.
19. Kontakt für Datenschutzfragen
Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an:
entneo UG (haftungsbeschränkt) Donaustraße 44 12043 Berlin Deutschland
E-Mail: hi@service-win.de
Telefon: +49 174 2095971
Antwortzeit: Wir bemühen uns um eine zeitnahe Bearbeitung. Gesetzliche Fristen, insbesondere nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO, bleiben unberührt.